第一条 总体要求

（一）为规范协会档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在协会运营管理中的作用，维护协会利益，防止重要文件、资料的遗失，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规和文件规定，制订本制度。

（二）档案是直接记录和反映协会活动，保存备查的各种文件材料的总称，即协会在日常和管理活动中形成的对协会有保存价值的各种文字、图纸、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式和载体的历史记录。

第二条 管理体制和职责

（一） 协会档案实行统一管理，分工负责。协会秘书处负责档案管理工作。

（二） 协会设置专职或兼职档案管理员。具体职责为：

1、负责协会档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等工作；

2、负责协会成立、重组、对外交往等重大活动档案的跟进工作；

3、负责立卷档案的验收、登记、借阅、保管工作；

4、负责协会各部门档案工作的业务指导、监督检查、组织协调和统计上报和档案验收等工作；

5、负责档案管理的各项规章制度和标准的制定；

6、严格执行档案的保密工作，做好档案密级划控和守密。

（三） 人员管理规定

1、选拔有专业技能、具有强烈责任感的人员担任专、兼职档案管理员；

2、档案管理员要了解和掌握协会各部门的业务范围，以利于档案收集和利用；

3、档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。

第三条 文件材料的形成和归档

（一） 档案划分

按照记述内容的不同划分为证件档案、文书档案(党建工作、收发文件、行政管理、会议资料、培训资料等)和专门档案（会计、人事档案）；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

（二） 归档原则

根据档案分级管理的原则，须将协会运营过程中形成的具有查考、利用价值的各种类别、载体形态的档案完整归档。

（三） 归档范围

1、涉及党建、行政管理、会议资料、培训资料的档案；

2、协会注册、变更的文书档案（包括各类证件的副本或复印件）；

3、协会所获荣誉档案及大事记（各类证书、奖牌及获奖证明等）；

4、重要设备档案，具体为固定资产（包括各种价值较高的仪器、设备）在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料；

5、财务、人事档案；

6、其它有价值的各类文件材料。

（四） 归档时间和归档程序

1、协会各部门所产生的文书档案，应于文件形成后3日内存档； 

2、证件档案于各类证件取得后3日内向档案室归档；

3、固定资产、设备仪器类档案，在开箱或安装调试后向档案室归档；

4、其他归档材料应于第二年3月底前向档案室移交。

（五） 归档职责

协会各级工作人员都有义务和责任熟悉本职工作确定所形成的有价值文件材料，并向档案室及时归档。

（六）案卷组卷归档要求

1、归档的文件、资料必须完整；

2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系；

3、归档案卷的组卷：文书文件案卷、重大会议案卷、人事档案案卷、固定资产案卷、教育培训案卷、其他案卷；

4、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失；

5、年度计划、总结等应放在内容针对的年度立卷；跨年的请示与批复，原则上放入批复年度立卷，特殊情况也可放在请示年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立卷；长远规划放在针对的第一年度立卷；两年以上的总结，放在总结的最后年度立卷；跨年度的会议文件，放在会开幕年度立卷；法规文件应放在文件公布或生效年度立卷；需经数年经办的同一问题，应分阶段立卷，确实分不开的，应归入问题解决年度立卷；

6、卷内文件排列原则上批复在前，请示在后；转发在前，原件在后；正件在前，附件在后；文字材料在前，附表、附图、音像、实物材料在后；本协会形成的文件在前，外单位文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件定稿在前，草稿在后；

7、文件材料的编页一卷为一个起始顺序号，档案管理员立卷时应先用铅笔按排列顺序在文件正面右上角和反面左上角逐张编写阿拉伯数字流水号，无字面不编号，文件材料为装订印刷册时，每册一个编号，不在逐页编号；

8、案卷的顺序号按类别+年度+保管期限分类，分别按流水号进行排列，并用铅笔标在案卷首页左上角，同一卷内若有不同价值的文件材料，保管期限从长计算；

9、对卷内文件材料归档情况需说明时，说明材料应由经办人员和档案管理员共同签字，与文件材料一并立卷；

10、各类文件归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件根据需要适当增加归档份数。

第四条 档案的管理

（一）档案管理员负责做好档案的收集、整理、归档、保管、借阅的工作。

（二）档案管理员对送交的案卷需进行严格的检查，符合要求后归档；对要销毁的档案，必须编写销毁清单由理事长审批后，指派专人监督销毁并在销毁清单上签字。

（三）检查核对制度：检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身的进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对档案保管环境进行检查，检查要定期进行，每年12月要核查一次，并做好核查记录；但发生下列情况也要及时核查，并及时补救：

1、突发事件，如发生盗窃、水灾、火灾等不可抗逆情况；

2、发现某些损害，如材料霉变、虫蛀等情况；

（四）在档案管理和利用过程中，严格执行国家档案管理的有关法规，对档案有毁损、丢失、涂改、倒卖、泄密、侵权等行为，视情节轻重，由理事会对当事人依法查处。

第五条 档案保管期限

（一） 档案管理员须根据各类档案确定档案的保管期限及档案的价值。

（二） 档案保管期限分为永久、定期两种。其中定期为5年。

（三）凡在记述和反映协会主要职能活动和基本历史面貌等方面具有长远利用价值的档案须永久保存。

（四）凡在一定时期内有利用价值的档案应保存5年。

（五）会计档案的保管期限根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》规定执行。

第六条 本制度经第六届第四次常务理事会审议通过生效。

第七条 本制度由协会秘书处负责解释。